Introductie: CRM als Pre-sales Strategie
Als eigenaar van een metaalbewerkingsbedrijf heb je vast wel eens geprobeerd je bedrijf te laten groeien door nieuwe klanten aan te trekken. Als dat zo is, weet je hoe lastig het kan zijn. Het beheren van de eerste klantcontacten en het opvolgen van kansen verloopt vaak chaotisch, wat kan resulteren in gemiste kansen en verloren deals.
Veel bedrijven hebben succes gevonden door gebruik te maken van Customer Relationship Management (CRM)-systemen. Maar er zijn een paar dingen die je moet weten voordat je een CRM-systeem aanschaft en implementeert.
In deze gids vertel ik je precies waar je op moet letten om een CRM-systeem te kiezen dat écht werkt voor jouw metaalbedrijf.
Wat is CRM?
CRM staat voor Customer Relationship Management. Kortgezegd: het omgaan met klantrelaties zodat deze verbeteren.
CRM is niet per se een softwareoplossing, hoewel dat er vaak wel mee bedoeld wordt. Het kan net zo goed een whiteboard zijn in de vergaderruimte, een prikbord met kaartjes, of een kanban-bord in een tool naar keuze.
Om datagedreven te werken, adviseer ik echter meestal een softwareoplossing. Dit is waar we het in dit artikel over hebben.
Het doel van CRM
Het hoofddoel van een CRM-systeem is eenvoudig: omzetgroei. Maar het gaat ook om verbeterde klantrelaties, betere opvolging van kansen en het betreden van nieuwe markten.
Een goed CRM-systeem helpt je om gestructureerd aan nieuwe business te werken. Zo kan de al drukke ondernemer zich bezighouden met zijn kerntaken.
Onthoud: CRM is meer dan een tool; het is een essentiële strategie voor bedrijfsgroei en marktpositie. Het beheert en analyseert alle klantinteracties en -relaties. Een goed CRM-systeem identificeert kansen, beheert de sales pipeline en verdiept klantrelaties.
Genoeg aanvragen, maar te veel offertes te maken? Check dan dit artikel eerst even:
Luke van Enkhuizen
Waarom is CRM essentieel voor metaalbewerkingsbedrijven?
De druk van groei
Wat als je omzet moet groeien? Wat als je merkt dat je huidige klanten niet meer winstgevend zijn? Wat als je geen onderhandelingspositie hebt en afhankelijk bent van je huidige klanten? Dit is stressvol en riskant.
CRM kan je helpen deze uitdagingen te overwinnen door je een gestructureerde manier te bieden om nieuwe klanten aan te trekken en bestaande klantrelaties te verbeteren.
Verloren kansen
Denk aan al die keren dat je een potentiële klant sprak en het gesprek vervolgens verdween in de chaos van dagelijkse e-mails en dringende projecten. Misschien had je een goed gesprek op een beurs, of een veelbelovende aanvraag via je website. Maar zonder een gestructureerd systeem om deze contacten op te volgen, verdwijnen deze kansen vaak in de vergetelheid.
Inconsistentie in pre-sales
In de pre-sales fase moeten vaak verschillende stappen worden doorlopen voordat je een offerte kunt uitbrengen. Je moet onderzoeken of het project haalbaar is, of het past bij je bedrijf, en of je de juiste kwalificaties hebt. Dit vergt niet alleen tijd, maar ook coördinatie tussen verschillende afdelingen binnen je bedrijf. Zonder een centraal systeem om deze stappen te beheren, kunnen belangrijke details over het hoofd worden gezien en gaan potentiële deals verloren.
Efficiëntie en team alignment
Een goed CRM-systeem helpt om alle informatie over potentiële klanten en projecten op één plek te centraliseren. Dit zorgt ervoor dat je team altijd toegang heeft tot de meest actuele gegevens, wat de samenwerking en communicatie verbetert. Bovendien kunnen taken en opvolgacties eenvoudig worden toegewezen en gevolgd, waardoor de kans op miscommunicatie en gemiste kansen wordt verminderd.
De juiste CRM kiezen voor jouw metaalbedrijf
Als je op zoek bent naar een CRM-systeem, is de beste manier om ervoor te zorgen dat je iets krijgt waarmee je je verkoopkansen effectief kunt beheren door te letten op de volgende zaken:
- Gebruiksvriendelijkheid: Zorg ervoor dat je CRM-systeem eenvoudig te gebruiken is. Als het te complex is, zal je team moeite hebben om het te gebruiken en zullen belangrijke kansen verloren gaan.
- Integratiemogelijkheden: Zorg ervoor dat je CRM kan integreren met je bestaande systemen zoals je ERP. Dit zorgt voor een naadloze gegevensoverdracht en betere efficiëntie.
- Flexibiliteit en aanpasbaarheid: Elk goed CRM-systeem moet je in staat stellen om je workflows en pipelines aan te passen. Dit is belangrijk omdat elk bedrijf unieke processen heeft die ondersteund moeten worden.
Hoewel niet noodzakelijk, zijn enkele geweldige bonusfuncties van een goed CRM-systeem automatisering van taken, geavanceerde analysemogelijkheden en mobiele toegang.
Vrijblijvend Gesprek
Benieuwd of een CRM-systeem voor jouw bedrijf werkt? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Mijn consultancy is onafhankelijk en volledig gericht op de branche.
5 Relevante CRM-systemen voor Metaalbewerkers
Hier zijn enkele CRM-systemen waar ik goede ervaringen mee heb. Dit overzicht is bedoeld voor informatieve doeleinden en vormt geen aanbeveling of garantie. Voor onderbouwing, check mijn consultancy aanbod.
1. Salesflare
- Voordelen:
- Eenvoudige gebruikersinterface, geen overbodige functies
- Geautomatiseerde gegevensinvoer bespaart tijd
- Workflowsuggesties verhogen de efficiëntie
- Betaalbaar met sterke klantenondersteuning
- Integreert met 1300+ apps
- Nadelen:
- Kan te eenvoudig zijn voor complexe behoeften
- Beperkte aanpassingsmogelijkheden
- Kenmerken: Hoog gewaardeerd voor gebruiksgemak en automatiseringsfuncties, geprezen voor het besparen van tijd op handmatige gegevensinvoer en het verbeteren van teamwork.
2. Zoho / Bigin
- Voordelen:
- Uitgebreide suite van tools, schaalbaar
- Betaalbaar in vergelijking met grote concurrenten
- Ondersteunt uitgebreide automatisering en integraties
- Nadelen:
- Mogelijk overweldigend voor wie alleen basisfunctionaliteit nodig heeft
- Kenmerken: Bekend om zijn uitgebreide functies en integraties, maar gebruikers merken op dat het complex kan zijn om op te zetten en te navigeren.
3. Pipedrive
- Voordelen:
- Uitstekende visualisatie van sales pipeline met Kanban-, lijst- en forecastweergaven
- Intuïtieve, gebruiksvriendelijke interface
- Sterke focus op verkoopprocessen en automatisering
- Aanpasbare pipelines en uitgebreide integratiemogelijkheden (meer dan 300 apps)
- Nadelen:
- Beperkte marketingfuncties
- Basale rapportagefuncties kunnen beperkend zijn
- Geen gratis versie; sommige geavanceerde functies kunnen prijzig zijn
- Kernmerken: Gebruikers waarderen de visuele sales pipeline en het gebruiksgemak, maar sommigen vinden de rapportage en klantenservice tekort schieten.
4. HubSpot CRM
- Voordelen:
- Uitgebreide integratie van sales en marketing
- Gratis basisversie met aanzienlijke functionaliteit
- Uitgebreide inbound marketing- en leadgeneratie-tools
- Sterk taakbeheer en gepersonaliseerde e-mailreeksen
- Geavanceerde automatiserings- en workflowmogelijkheden
- Robuuste rapportage- en analysefuncties
- Nadelen:
- Geavanceerde functies kunnen kostbaar zijn
- Beperkte aanpassingsmogelijkheden voor dashboards en pipelines
- Kenmerken Geprezen om zijn uitgebreide functies en gebruiksvriendelijke interface, maar hogere niveaus kunnen duur zijn en sommige gebruikers vinden de aanpassingsmogelijkheden beperkt.
- Let op: Overweeg de privacy-implicaties en beperkingen van de gratis versie zorgvuldig!
5. Microsoft Dynamics 365 Sales
- Voordelen:
- Zeer uitbreidbaar, flexibel en aanpasbaar
- Uitgebreide automatiseringsmogelijkheden
- Sterke integratie met Microsoft-producten en ERP-systemen
- Nadelen:
- Flinke leercurve en investering
- Kan overweldigend zijn met alle beschikbare functies
- Ideaal voor: Middelgrote tot grote metaalbewerkingsbedrijven met complexe processen en bestaande Microsoft-infrastructuur
Elk van deze CRM-systemen heeft zijn eigen sterke punten voor metaalbewerkingsbedrijven in de B2B-sector.
De keuze hangt af van factoren zoals de grootte van je bedrijf, de complexiteit van je verkoopproces, budget, en je specifieke behoeften op het gebied van klantenrelatiebeheer en integratie met bestaande systemen.
ERP-systemen en CRM: de voor- en nadelen
Veel bedrijven werken ook met ERP-systemen en proberen daarin maatwerktabellen toe te voegen of hebben dat al.
Hoewel dat prima kan werken, merk ik dat het voor de focus soms beter is om dit te scheiden, vooral omdat het bij pre-sales hele andere data heeft. Veel kansen zijn geen klanten en dat leidt anders tot vervuiling.
Lees verder over ERP:
Luke van Enkhuizen
5 redenen waarom CRM scheiden van ERP
- Specialisatie: CRM-systemen zijn specifiek ontworpen voor het beheren van klantrelaties en sales pipelines. Dit maakt ze effectiever en gebruiksvriendelijker voor deze taken dan ERP-systemen.
- Data vervuiling: Pre-sales data bevat vaak informatie over potentiële klanten en leads die geen huidige klanten zijn. Het samenvoegen van deze data met je ERP kan leiden tot verwarring en vervuiling van je klantendatabase.
- Flexibiliteit en aanpasbaarheid: CRM-systemen bieden vaak meer flexibiliteit en aanpassingsmogelijkheden voor het beheren van salesprocessen en klantinteracties.
- Mobiele toegang: CRM-systemen bieden vaak betere mobiele apps en toegang, waardoor je team overal toegang heeft tot de benodigde informatie.
- Schaalbaarheid: Je kunt beginnen met een eenvoudig CRM-systeem en dit later uitbreiden met geavanceerde functies, zoals marketingautomatisering en AI-analyse, zonder dat dit je ERP-systeem complexer maakt.
Voorbeeld: Business Central
Business Central is een voorbeeld van een ERP-systeem dat kan worden uitgebreid met CRM-functionaliteiten. Dit is een geavanceerde oplossing die zeer krachtig kan zijn, vooral voor bedrijven die al diep geïntegreerd zijn met de Microsoft-suite. Het biedt uitgebreide mogelijkheden voor gegevensbeheer en kan worden uitgebreid met verkoopfunctionaliteiten.
Je kunt zelfs de databases van Business Central en de Sales module synchroniseren, indien dat gewenst is. Echter, zie wel mijn bovenstaande opmerkingen.
Hoewel dit systeem indrukwekkende resultaten kan opleveren, is het belangrijk om te overwegen of je team de complexiteit en leercurve aankan. Voor veel bedrijven kan een gespecialiseerd CRM-systeem zoals de eerder genoemde opties een betere keuze zijn, omdat het eenvoudiger is in gebruik en specifiek is ontworpen voor klantrelatiebeheer en pre-sales activiteiten.
Wil je jouw metaalbewerkingsbedrijf transformeren naar een slimme fabriek?
Bekijk mijn consultancy aanbod voor Smart Factory-oplossingen en ontdek hoe ik je kan helpen.
CRM op maat voor jouw fabriek
Een standaard CRM-setup werkt vaak niet voor metaalbewerkingsbedrijven. De meeste CRM-systemen zijn ontworpen voor sectoren met eenvoudigere verkoopprocessen, en sluiten niet aan bij de complexe realiteit van metaalbewerking.
Veel bedrijven maken de fout om simpelweg hun offertes in een algemeen CRM-systeem te plakken en te denken dat ze klaar zijn. Maar zo werkt het niet in onze branche. Metaalbewerking heeft unieke processen en uitdagingen die om een specifieke aanpak vragen.
Uit mijn ervaring heb ik een effectieve pipeline structuur ontwikkeld die je direct kunt overnemen in je systeem, of dat nu je huidige ERP, een Teams kanbanboard, of een CRM naar keuze is. Deze structuur is specifiek afgestemd op de behoeften van metaalbewerkingsbedrijven en helpt je om de complexiteit van je verkoopproces beter te managen.
Aangepaste pipeline stages
In mijn ervaring met metaalbedrijven heb ik ontdekt dat de volgende setup het beste werkt voor pre-sales. De sleutel hier is dat je focust op kansen, niet op offertes. Offertes komen later en plaats je gewoon in je ERP of Offerte tool / Portal. Deze aanpak past beter bij de complexe verkoopcyclus van metaalbedrijven en helpt je om strategischer met je leads om te gaan.
Hier is de pipeline die ik het meest effectief vind voor de meeste bedrijven:
- Lead Capture (Kans Gevonden): Hier verzamel je alle potentiële projecten. Of het nu gaat om een gesprek op een beurs, een mailtje via je website, of een tip van een bestaande klant - alles komt hier binnen.
- Opportunity Assessment (Kansen Beoordelen): Nu ga je kijken of het project bij je past. Is het technisch haalbaar? Past het binnen je productiecapaciteit? Zit er genoeg potentie in? Hier scheid je de kansrijke projecten van de minder interessante.
- Technical Review (Technische Beoordeling): Tijd om je technische team erbij te halen. Ze duiken in de details: welke materialen zijn nodig, zijn er speciale technieken vereist, hoe zit het met certificeringen? Soms betekent dit dat je extra tekeningen opvraagt of zelfs langs gaat bij de klant.
- Quoting (Offertes Maken): Met alle verzamelde info maak je nu een gedegen offerte. Geen nattevingerwerk, maar een goed onderbouwd voorstel.
- Negotiation (Onderhandelen): De bal gaat heen en weer. Je bespreekt voorwaarden, tijdslijnen en budgetten. Het doel? Een deal waar beide partijen tevreden mee zijn.
- Closed Won/Lost (Afgeronde Deals): Of je nu wint of verliest, hier leg je de uitkomst vast. Belangrijk: noteer waarom je won of verloor. Daar leer je van voor de volgende keer.
Deze structuur helpt je om je pre-sales proces te stroomlijnen en je te concentreren op de meest kansrijke mogelijkheden. Door kansen centraal te stellen in plaats van offertes, krijg je een beter overzicht van je potentiële business en kun je strategischer te werk gaan in je verkoopproces.
Deze aanpak zorgt ervoor dat je CRM-systeem echt werkt voor je pre-sales activiteiten. Je spot eerder kansrijke leads, bouwt betere relaties op en maakt soepel de overstap van eerste contact naar concrete projecten.
Onthoud wel: blijf flexibel. Sommige deals gaan snel door je pipeline, andere hebben meer tijd nodig. Pas je aan aan wat het project vereist.
Even sparren?
Worstel je met het opzetten van zo'n pipeline in jouw bedrijf? Geen zorgen, je bent niet de eerste. Ik heb al heel wat metaalbedrijven hiermee geholpen en ken de ins en outs.
Zin om er eens over te praten? Ik sta klaar voor een vrijblijvend gesprek. Samen kunnen we een CRM-strategie uitstippelen die écht werkt voor jouw bedrijf.
Praktische tips om mee aan de slag te gaan
- Houd het simpel: Begin met een gebruiksvriendelijk systeem als je nieuw bent met CRM. Salesflare is bijvoorbeeld een goede start.
- Kies je prioriteiten: Gebruik je CRM voor de belangrijke projecten, niet voor elke kleine verkoop.
- Integreer slim: Zorg dat je CRM communiceert met je andere systemen, zoals je ERP. Dat scheelt een hoop handmatig werk.
- Blijf scherp: Plan wekelijks een kort CRM-overleg met je team. Houd de voortgang in de gaten en stel bij waar nodig.
- Maak het een gewoonte: Zorg dat iedereen meedoet. Train je team goed en moedig ze aan om data-gedreven te werken.
Conclusie
Nu je weet waar je op moet letten bij het kiezen van een CRM-systeem, ben je klaar om een weloverwogen beslissing te nemen en je klantrelaties en verkoopkansen effectief te beheren zonder je zorgen te maken over gemiste kansen en inefficiënties.
Heb je hulp nodig bij het implementeren van een CRM-systeem dat perfect past bij jouw metaalbewerkingsbedrijf? Check Mijn Consultancy Aanbod
