Herken je dit?
Je installeert een grote ERP-installatie omdat je efficiënt producten wilt produceren en verzenden.
Na verloop van tijd voegt je daar een offertesoftware voor je verkoopteam aan toe. Je gaat over tot de aankoop van nog meer gespecialiseerde software (CAM, MES, BI, enz.), elk met zijn eigen subsystemen.
Je wilt snel iets aanpassen voor een bestelling van een klant. Je denkt dat het veel makkelijker is om dit snel in Excel op te lossen en iets in de mail te typen dan te moeten sleutelen aan back-end dingen.
Na een enige tijd word je op een dag wakker en merk je dat niemand weet waar iets staat. Het duurt zes maanden om ook maar iets voor elkaar te krijgen. En dan vraag je je af: is het allemaal voor niets geweest?
Wat is hier mis gegaan?
….
..
.
Oorzaak 1: Het begint met olifanten paden
In de fysieke wereld om ons heen zien we voortdurend afwijkingen van de geplande route: de bocht afsnijden van A naar B, ongeacht of dat de afspraak is of echt de snelste route.
Het gebruik van olifantenpaden kan er in het moment aantrekkelijk uitzien en tijd besparen, maar het overslaan ervan kost je later in het proces vaak meer tijd (en dus meer geld). Pas dus op voor een 'kat in een zak'!
Oorzaak 2: Gebrek aan integratie
De reden waarom niemand weet waar iets staat, is dat het opgebouwd als een lappendeken van systemen. Vaak is er veel overlap in data, zijn systemen onverbonden en mist goede documentatie. Dit alles zorgt ervoor dat het onbegonnen werk is om elk systeem apart te updaten, met alle frustraties van dien.
Oorzaak 3: Onnodige complexiteit
Als het ontwerp in de softwarewereld te complex is, wordt het moeilijk om de gevestigde workflow te behouden of te blijven werken. Als niemand het echt kan volgen, wordt het plan afgeschreven als ineffectief. Als dit lang genoeg gebeurt, vervalt het normale pad.
Wat kun je hier tegen doen?
- Begin met het einde in gedachten. Als je van tevoren weet dat je deze systemen nodig hebt, waarom breng je dit dan niet van tevoren in kaart? Dit soort zaken neem je op in een blauwdruk.
- Zorg ervoor dat het iemand is die de leiding heeft over het proces, ook wel de "eindgebruiker", die weet hoe hij dingen gemakkelijk kan aanpassen. Deze persoon wil je vanaf dag één erbij betrekken.
- Maak het olifantenpad onaantrekkelijk. Weiger uitzonderingen te maken in de organisatie als deze paden betreden zijn. Eens een uitzondering betekent altijd een uitzondering.
Aan de slag?
Ben je van plan om in 2023 een ERP-project te starten of grote softwarewijzigingen door te voeren en wil je niet in zo'n scenario terechtkomen? Of heb je hier al last van? Overweeg om een projectleider in te schakelen die als een architect het systeem bedenkt en vervolgens de bouw overziet.
Op dit moment zit ik volgeboekt tot februari. Maar ik raad je aan om nu alvast een afspraak in te plannen voordat deze optie ook vergeven is.