Als je een modern ERP-systeem en boekhoudsoftware gebruikt, of van plan bent deze te implementeren, en te maken hebt met repeterende orders, orderregels en/of ingekochte onderdelen, dan is het hoog tijd om klanten én leveranciers te vragen digitale orders en facturen te sturen.
Digitalisering is vaak als het kip-en-ei-dilemma; jij wilt vooruit, maar de klanten moeten dat ook. Ook jouw klanten willen vooruit, maar jij als leverancier moet dat ook.
Hetzelfde geldt voor ketenintegratie, met name het gebruik van EDI en UBL.
Als de klant jou die bestanden niet bezorgt, heeft het misschien geen zin om software te kopen of te installeren die ze aankan. Omgekeerd natuurlijk ook. Althans, zo lijkt het….
Het punt is: Heb je er ooit expliciet om gevraagd dat dit bij jou aangeleverd wordt?
Even kort over UBL en EDI…
Universal Business Language (UBL) en Electronic Data Interchange (EDI)
(Bekijk ook mijn YouTube-video: https://www.youtube.com/watch?v=tjtbk7CsBE )
UBL en EDI zijn elektronische documentformaten die een gestandaardiseerde manier bieden om informatie uit te wisselen tussen bedrijven. Als je zaken wilt doen met de overheid of hele grote instellingen, ontkom je er al bijna niet meer aan.
Waarom? Het helpt de verwerkingstijd te verkorten, fouten te verminderen en de algehele gegevensnauwkeurigheid te verbeteren. Grote bedrijven weten dit al en dwingen het daarom zelfs af, want ze begrijp de winst die hiermee te halen is.
Twee magische e-mails die de invoer kunnen halveren.
Kijk, zodra jouw leveranciers en klanten de bestanden aanleveren, heb jij een business case!
Laat je niet hinderen door het idee dat klanten geen digitale bestanden kunnen aanleveren. Waar een wil is, is een weg.
Stuur deze twee e-mails naar je top tien leveranciers en klanten:
Naar je klant:
Geachte klant,
Wij willen u nog beter van dienst zijn en daarom verzoeken wij u vriendelijk om uw orders, indien mogelijk, te voorzien van een UBL- of EDI-bijlage naast uw reguliere PDF-bijlagen.
Door het toevoegen van deze bijlagen kunnen wij uw order direct inlezen, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook eventuele fouten voorkomt omdat er geen handmatige invoer meer nodig is.
Als voorbeeld willen wij u erop wijzen dat de factuur die u van ons ontvangt al voorzien is van een extra bijlage: de factuur in .XML-formaat en UBL-indeling. Door deze bijlage kan uw systeem de factuur direct inlezen, waardoor u tijd bespaart en fouten voorkomen worden.
Mocht u andere mogelijkheden hebben om uw order digitaal aan te leveren, dan vernemen wij dat graag. Wij kijken dan samen met u naar de mogelijkheden.
Met vriendelijke groet,
[Naam bedrijf]
Naar je levernacier:
Geachte leverancier,
Om de verwerking van uw facturen soepeler te laten verlopen, vragen wij u vriendelijk om uw facturen te voorzien van een UBL- of EDI-bijlage, naast uw reguliere PDF-bijlagen.
Door deze bijlage kunnen wij uw factuur direct inlezen, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook fouten voorkomt doordat er geen handmatige invoer meer nodig is.
Ter illustratie willen wij u erop wijzen dat de bestelopdracht die u van ons ontvangt al voorzien is van een extra bijlage: de bestelopdracht in .XML-formaat en UBL-indeling. Door deze bijlage kan uw systeem de order direct inlezen, waardoor u tijd bespaart en fouten voorkomen worden.
Wij hopen dat u gehoor kunt geven aan deze wens. Mocht u vragen hebben of andere mogelijkheden hebben om uw facturen digitaal aan te leveren, dan horen wij dat graag van u.
Met vriendelijke groet,
[Naam bedrijf]
--
PS. Voor de oplettende lezer: Je wilt natuurlijk dan ook zelf offertes, facturen en inkooporders voorzien van UBL-bijlagen. Als je dit nog niet hebt gedaan, kun je het weglaten, maar ik zou het in ieder geval aanraden dit natuurlijk wel te gaan doen.